Aufklärung und Nachforderung

Im Rahmen eines Vergabeverfahrens kann es notwendig sein, eine Aufklärung und/oder Nachforderung durchzuführen, um Unklarheiten zu beseitigen und sicherzustellen, dass die Teilnahmeanträge/Angebote den vorgegebenen Anforderungen entsprechen. Diese Schritte dienen dazu, den Vergabeprozess transparent, fair und rechtskonform zu gestalten.

Gründe für die Durchführung einer Aufklärung und/oder Nachforderung

Unklarheiten im Teilnahmeantrag/Angebot:

Aufklärung: Wenn bestimmte Aspekte eines Angebots unklar sind oder zusätzliche Informationen benötigt werden, um das Angebot vollständig zu verstehen.

Fehlende oder unvollständige Unterlagen:

Nachforderung: Wenn erforderliche unternehmensbezogene Unterlagen oder Nachweise fehlen, die für die Bewertung des Teilnahmeantrags/Angebots notwendig sind.

Hinweis: Für die Aufklärung/Nachforderung von leistungsbezogenen Aspekten ist zu berücksichtigen, dass diese zwar hiterfragt werden dürfen; die Beantwortung darf sich jedoch nicht auf die inhaltliche Bewertung auslösen, bspw. der Preis verbessert sich.

Betreffend der Aufklärung/Nachforderung sind die jeweils in der betroffenen Verfahrensordnungen rechtliche Rahmenbedingungen zu berücksichtigen.

Wie sollte bestmöglich im Rahmen der Aufklärung / Nachforderung vorgegangen werden:

Ermittlung des Bedarfs:

Identifizierung unklarer Punkte oder fehlender Unterlagen in den Teilnahmeanträgen/Angeboten.

Kommunikation:

Schriftliche Aufforderung an den betroffenen Bewerber/Bieter mit klarer Fragestellung oder Nachforderungsbitte und Angabe einer Frist.

Bearbeitung der Rückmeldungen:

Prüfung der erhaltenen Antworten oder nachgereichten Unterlagen und Dokumentation der Ergebnisse.

Dokumentation und Transparenz:

Vollständige Dokumentation aller Schritte und Entscheidungen in der Vergabeakte bzw. innerhalb des Vergabe-/Prüfungsvermerks, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Durch eine sorgfältige Durchführung der Aufklärung und/oder Nachforderung wird sichergestellt, dass der Vergabeprozess transparent, fair und rechtskonform bleibt. Dies trägt zur Qualität der Antrags-/Angebotsbewertung bei und minimiert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten.

Je nach Verfahrensart wird davon abgeleitet die Vergabeentscheidung getroffen.

Bei der Verfahrensart, die Verhandlungen inkludiert, kann auf die formale Abfrage der Aufklärung/Nachforderung verzichtet werden. Eine notwendige Aufklärung/Nachforderung kann im Rahmen des Verhandlungsgespräches je Bieter vorgenommen werden.