Bei der Zeitplanung ist sowohl der zeitliche Horizont zu berücksichtigen, indem das zu fördernde Vorhaben umgesetzt sein muss (Deadline des Projekts) als auch die Zeitschiene der Antragstellung insbesondere bei zweistufigen Verfahren.

Es bietet sich bei der Zeitplanung von Projekten, die mit Fördermitteln realisiert werden sollen, an, die Zeitplanung rückwärts zu erstellen. Dazu muss zunächst die Deadline definiert werden, an dem das Vorhaben abgeschlossen sein muss, um den laufenden Betrieb nicht zu gefährden. Sollte es eine solche Frist nicht geben, sollte dennoch ein Zeitpunkt definiert werden, an dem das Vorhaben idealerweise ein Ende findet. Von diesem Zeitpunkt ausgehend sollten dann die verschiedenen Arbeitsschritte rückwärts bemessen werden. Typische Arbeitsschritte im Projektmanagement sind beispielsweise die Antragsphase für Fördermittel, die Ausschreibung/Beschaffung, die Implementation, Schulungen und das Go-Live/die finale Umsetzung. Im ersten Schritt bietet es sich an, die Arbeitsschritte in den genauen Zeithorizonten zu planen – also realistisch – um die letztmöglichen Zeitpunkte zu bestimmen, an denen die Arbeitsschritte starten müssten, um den Plan bis zur Deadline umzusetzen. Im Idealfall erhält man durch die Rückwärtsplanung einen Zeitplan, der seinen Start erst in der Zukunft hat. Ist dies der Fall können die Arbeitsschritte je nach Risiko bewertet und mit Puffern versehen werden.

Für die Antragsphase für Fördermittel sind je nach Förderprogramm unterschiedliche Zeithorizonte und Fristen zu berücksichtigen. Manche Förderprogramme arbeiten innerhalb eines Programms mit mehreren Förderaufrufen, die kurzfristig veröffentlicht werden und in der Regel eine Frist von ca. 4-6 Wochen bis zu Abgabe des Antrags setzen. Manche Förderprogramme sind einmalig und haben entsprechend nur eine Frist. Dabei ist die Fristsetzung jedoch in den meisten Fällen auch recht kurz gewählt. Wiederum andere Programme sind offen, d.h. es können durchgehend Anträge eingereicht werden. Die vierte Form sind Förderprogramme, die entweder permanent offen sind, aber nur zu bestimmten Zeitpunkten im Jahr (meist 2 mal pro Jahr) geprüft werden oder zwei Fristen in einem Jahr haben (ebenfalls meist 2 mal pro Jahr). Die großen Unterschiede je Förderprogramm machen es zum Teil sehr schwer, passende Programme zu finden, da die Projektplanung meist schon weiter fortgeschritten und/oder zeitkritisch ist, sodass nicht auf eine Frist eines Förderprogramms gewartet werden kann. Daher die Empfehlung, dauerhaft die Fördermittellandschaft durch z.B. das Abonnieren von Newslettern von Projektträgern im Blick zu haben.

Die Antragsfrist bei einstufigen Verfahren bzw. die Frist für die Einreichung einer Skizze bei zweistufigen Verfahren ist meist recht kurz bemessen mit meist 4-6 Wochen. Bei einstufigen Verfahren können für den Arbeitsschritt „Fördermittelakquise“ 6 Monate ab Antragseinreichung angenommen werden. Auf Grund der hohen Anzahl von Förderanträgen wurde die Erfahrung gemacht, dass eine erste Rückmeldung zum Antrag nach 3 Monaten eingeht. Diese enthält meist noch vereinzelte Rückfragen zum Antrag. Im Anschluss erfolgt eine weitere Prüfung des Antrags bevor es zum Zuwendungsbescheid kommt. Bei zweistufigen Verfahren können für den Arbeitsschritt „Fördermittelakquise“ 12 Monate ab Einreichung der Skizze angenommen werden. Ähnlich wie bei dem einstufigen Verfahren werden die Skizzen zunächst geprüft und nach ca. 3 Monaten kommt eine erste Rückmeldung, die meist aus Rückfragen besteht. Nach 6 Monaten werden die erfolgreichen Skizzen zur Antragstellung aufgefordert. Hier variiert die Zeit bis zu Frist zwischen 4 und 8 Wochen, je nach Umfang der einzureichenden Unterlagen für den Antrag. Erfahrungsgemäß folgt 2 Monate nach Antragseinreichung die Prüfungsphase, die mit einer Meldung der offenen Punkte an den Antragsteller endet. Für die Beantwortung erhält der Antragsteller je nach Umfang 2 bis 4 Wochen Zeit. Im Anschluss wird der Antrag erneut geprüft und der Zuwendungsbescheid folgt.

Erfahrungswerte zeigen, dass die 6 bzw. 12 Monate realistische Zeitspannung für die Fördermittelakquise sind. Es kann in einzelnen Fällen jedoch dazu kommen, dass sich die Antragstellung verzögert. Folgende Beispiele haben die Antragstellung unvorhergesehen verzögert:

• Bundestagswahl und die dadurch folgenden Neustrukturierung der Bundesministerien: Wird der Bundestag neu gewählt, verteilen sich die Verantwortlichkeiten für die Ressorts neu. Dies hat Auswirkungen auf die Besetzung in und auf die Verantwortlichkeiten von den Bundesministerien. Hier ist es schon vorgekommen, dass die Einreichungsfrist zur ersten Stufe eines zweistufigen Verfahrens vor der Bundestagswahl war, sich die Aufforderung zur Antragstellung schon sehr verzögert hat und anschließend die Bearbeitung des Antrags sehr komplex ausgefallen ist, da die Verantwortlichkeit für die Gelder hinter dem Förderprogramm von anfänglich einem Ministerium auf zwei Ministerien verteilt wurden. Die gesamte Fördermittelakquise von Einreichung der Skizze bis zum Zuwendungsbescheid hat einen Zeitraum von 2,5 Jahren in Anspruch genommen.
• Verabschiedung des Haushalts: Der Entwurf des Haushaltsplans wird vom Finanzministerium erstellt und von der Bunderegierung beraten und beschlossen. Danach müssen der Bundestag und Bundesrat zustimmen. Da es sich bei Fördermitteln um „Gelder in Programmform“ handelt und diese als Ausgaben im Haushaltsplan hinterlegt sind, kann eine verzögerte Zustimmung des Haushaltsplans die Antragstellung verzögern, da die Gelder nicht freigegeben werden können. Im schlimmsten Fall kann ebenfalls die Antragstellungsphase ohne einen einzigen Zuwendungsbescheid beendet werden, da der Ausschüttung der Gelder im Haushalt nicht wie geplant zugestimmt wird. Es kann ebenfalls die Auszahlung von Mitteln von bereits ausgestellten Zuwendungsbescheiden verzögern. Hier ist jedoch nicht mit einem Verfall der Förderung zu rechnen.