Die formalen/fachlichen Prüfung und Wertung ist ein entscheidender Schritt im Vergabeverfahren, welcher sicherstellt, dass die eingegangenen Teilnahmeanträge/Angebote nicht nur den formalen Anforderungen entsprechen, sondern auch inhaltlich den geforderten Nutzen für den Auftraggeber bieten.

Nach der formalen und fachlichen Prüfung der Teilnahmeanträge/Angebote, folgt die Wertung der Angebote, bei der die Angebote hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit und des Preis-Leistungs-Verhältnisses bewertet werden. Diese Phase umfasst:

Kriterien für die Wertung, beispielhaft:

Preis: Bewertung des angebotenen Preises im Verhältnis zu den anderen Angeboten und den Vorgaben des Auftraggebers (Auftragswertschätzung).

Qualität: Berücksichtigung der Qualität der angebotenen Leistung oder Produkte, oft anhand definierter Qualitätskriterien oder Bewertungsschemata.

Service und Support: Bewertung des angebotenen Service- und Supportkonzepts, einschließlich Reaktionszeiten, Verfügbarkeit und Garantiebedingungen.

Innovationsgrad: Bei bestimmten Projekten wird auch der Innovationsgrad und der Mehrwert der angebotenen Lösung bewertet.

Bewertungsmethoden, beispielhaft:

Punktesystem: Verwendung eines Punktesystems, um die Angebote nach den festgelegten Kriterien zu bewerten und zu vergleichen.

Gewichtete Kriterien: Anwendung gewichteter Kriterien, bei denen einzelne Bewertungskriterien unterschiedlich stark in die Gesamtbewertung einfließen.

Kosten-Nutzen-Analyse: Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse, um das beste Verhältnis von Preis und Leistung zu ermitteln.

Gesamtbewertung:

Zusammenführung der Ergebnisse: Die Ergebnisse der einzelnen Bewertungskriterien werden zusammengeführt, um ein Gesamtbild der Wirtschaftlichkeit und Qualität der Angebote untereinander zu erhalten.

Ranking: Erstellung eines Rankings der Angebote, basierend auf den erzielten Gesamtpunktzahlen oder Bewertungen.

Hat sich herausgestellt, dass (unternehmensbezogen) bspw. ein Dokument fehlt oder ein Sachverhalt unklar ist, ist der öffentliche Auftraggeber dazu berechtigt, eine Aufklärung und/oder Nachforderung durchzuführen.