Mit dem Eingang von Teilnahmeanträgen/Angeboten muss vorab geprüft werden, ob formal sämtliche geforderten Dokumente, Nachweise, Formulare, etc. vorliegen. Hierzu sollte bspw. im Vorfeld eine Tabelle als Excel-Datei angefertigt werden, in der übersichtlich gegliedert ist, was gefordert war und was getrennt mach Bewerber/Bieter vorliegt.

Grundsätzlich muss im Vorfeld der fachliche Prüfung und Wertung, die „Eignungsprüfung“, anhand der Eignungskriterien durchgeführt werden.

Die Eignungsprüfung ist ein zentraler Bestandteil des Vergabeverfahrens, der sicherstellt, dass nur leistungsfähige und zuverlässige Unternehmend am weiteren Verfahren teilnehmen können und schlussendlich öffentliche Aufträge erhalten. Sie dient der Qualitätssicherung, Minimierung von Projektrisiken und Förderung eines fairen Wettbewerbs. Trotz des hohen administrativen Aufwands und der Herausforderungen bei der transparenten Durchführung bleibt sie ein unverzichtbares Instrument im Vergaberecht.

Hierbei ist darauf zu achten, dass die Eignungsprüfung bei einstufigen Verfahren gleichzeitiger Bestandteil der Angebotsbewertung ist, wobei sie bei mehrstufigen Verfahren, abseits der Angebotsbewertung, Bestandteil des Teilnahmeantrags ist und daher im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs durchgeführt wird.

Daher stellt die Eignungsprüfung einen relevanten Prozess dar, bei dem der öffentliche Auftraggeber die Fähigkeit eines Unternehmens bewertet, den ausgeschriebenen Auftrag ordnungsgemäß ausführen zu können.

Durch die Eignungsprüfung wird sichergestellt, dass nur qualifizierte Unternehmen zur Angebotsabgabe bzw. -bewertung zugelassen werden, was die Qualität der ausgeschriebenen Leistung erhöht. Dabei werden alle Bewerber/Bieter nach den gleichen Kriterien bewertet, was Chancengleichheit und fairen Wettbewerb fördert. Die Eignungskriterien und Entscheidungen müssen daher transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden, um Beanstandungen und Beschwerden vorzubeugen.

Diese Bewertung erfolgt auf Basis festgelegter Kriterien, den sogenannten Eignungskriterien, die sicherstellen sollen, dass nur qualifizierte und zuverlässige Bieter den Zuschlag erhalten.

Ablauf der Eignungsprüfung

Festlegung der Eignungskriterien:

Der öffentliche Auftraggeber definiert in den Vergabeunterlagen die Kriterien, anhand derer die Eignung der Bewerber/Bieter bewertet wird.

Einreichung der Nachweise:

Die Bewerber/Bieter reichen die erforderlichen Nachweise und Dokumente mit ihrem Teilnahmeantrag/Angebot ein, um ihre Eignung zu belegen.

Prüfung und Bewertung:

Der Auftraggeber prüft die eingereichten Nachweise und bewertet die Eignung der Bewerber/Bieter anhand der festgelegten Kriterien und Mindestanforderungen.

Entscheidung:

Je nach Verfahrensart werden die Bewerber/Bieter, die die Eignungsprüfung erfolgreich bestehen (Präqualifikation), mit Abschluss des Teilnahmewettbewerbs zur Angebotsabgabe aufgefordert (mehrstufige Verfahren) oder im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens im Rahmen der Bieterphase in der Wertung weiter berücksichtigt (einstufige Verfahren).

Hat sich herausgestellt, dass (unternehmensbezogen) bspw. ein Dokument fehlt oder ein Sachverhalt unklar ist, ist der öffentliche Auftraggeber dazu berechtigt, eine Aufklärung und/oder Nachforderung durchzuführen.