Für die Vorgehensweise im Rahmen des Versands von „Absagen“ ist zu berücksichtigen, welchen Schwellenwert das Vergabeverfahren erreicht hat.

In der Unterschwelle können Absagen erst versendet werden, wenn bereits der Zuschlag erteilt wurde. Erst auf Verlangen des Bewerbers/Bieters  ist unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags die wesentlichen Gründe für die Ablehnung des Angebots, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters, und die nicht berücksichtigten Bewerber über die wesentlichen Gründe ihrer Nichtberücksichtigung zu informieren.

In der Oberschwelle müssen vor offizieller Zuschlagserteilung sogenannte Vorinformationen versandt werden. Hierzu ist § 134 (Informations- und Wartepflicht) des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zu berücksichtigen. Mit Versand der Vorinformation wird die Wartefrist von 10 Tagen ausgelöst. Der Zuschlag kann erst mit Ablauf der Wartefrist an Tag 11 erteilt werden. Die Wartefrist dient dazu, den unterlegenen Bietern die Möglichkeit zu geben, die Entscheidung zu überprüfen und gegebenenfalls Rechtsmittel einzulegen.

Der Versand von Vorinformationen ist zwingend erforderlich, um Transparenz zu gewährleisten und Bietern die Möglichkeit zu geben, etwaige Rechtsmittel gegen die Vergabeentscheidung einlegen zu können. Falls Rechtsmittel eingelegt werden, muss der Ausgang des Nachprüfungsverfahrens abgewartet und berücksichtigt werden; der Zuschlag darf in dieser Zeit nicht erteilt werden.

Dabei umfasst die Vorinformation mindestens die folgenden Informationen:

• Name und Anschrift des Auftraggebers,
• Bezeichnung und Art des Auftrags,
• Name und Anschrift des erfolgreichen Bieters,
• Gründe für die Entscheidung zugunsten des ausgewählten Bieters und
• Informationen über den frühestmöglichen Zeitpunkt des Vertragsschlusses.

Durch diese Schritte wird sichergestellt, dass die Vergabeentscheidung transparent und rechtskonform erfolgt und den Bietern eine faire Chance gegeben wird, die Entscheidung zu überprüfen und gegebenenfalls anzufechten.